华侨茶业发展研究基金会财务管理制

　　

 

 

华侨茶业发展研究基金会

财务管理制----目 录

第一章  总  则 PAGEREF _Toc299702050 \h 1

第二章  财务机构设置 PAGEREF _Toc299702051 \h 1

第三章  财务人员岗位职责 PAGEREF _Toc299702052 \h 2

第四章  会计核算办法 PAGEREF _Toc299702053 \h 4

第五章  现金和银行存款管理 PAGEREF _Toc299702054 \h 5

第六章  财务报销规定 PAGEREF _Toc299702055 \h 6

第七章  行政支出财务管理 9

第八章  对外投资管理 11

第九章  物资和固定资产管理 12

第一节  捐赠物资的管理 PAGEREF _Toc299702059 \h 9

第二节  固定资产管理 PAGEREF _Toc299702060 \h 10

第十章  票据管理 PAGEREF _Toc299702061 \h 12

第十一章  预算管理 PAGEREF _Toc299702062 \h 12

第十二章  财务报告与财务分析 PAGEREF _Toc299702063 \h 13

第十三章  对分支机构的财务管理 19

第十四章  会计档案管理 20

第十五章  项目财务管理 PAGEREF _Toc299702066 \h 17

                       第一章  总  则

第一条  为规范基金会的财务行为，加强财务管理，提高基金会的资金使用效益和财务管理水平，保证基金会公益事业健康发展，根据《中华人民共和国会计法》、《基金会管理条例》、《民间非营利组织会计制度》、《内部控制规范》及国家有关规定，结合基金会的实际情况，制定本办法。

第二条  基金会财务管理的基本原则是：执行国家有关法律、法规和财务制度，坚持严格管理和正确运用捐赠资金和物资，在保证基金安全的前提下进行资金运作增值，支持公益事业发展保证基金会工作机构的正常运转。

第三条  基金会财务管理的主要任务是：根据基金会事业发展的需要，合理编制基金会的预算，如实反映基金会的财务状况，建立健全财务管理制度，进一步规范会计核算，提高资金增值效益，对基金会的财务活动进行管理、控制和监督。

第二章  财务部门设置

第四条  基金会财务部门设在办公室，在基金会理事会领导下，由秘书长负责日常财务管理工作。

第五条  按照《会计法》规定基金会的财务会计人员，必须取得会计从业资格证书，会计主管，除取得会计从业资格证书外，还应当具备会计师以上专业技术职务资格并从事会计工作三年以上经历。

第六条  建立健全财务人员岗位责任制，做到岗位明确，以岗定则，权责分明。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。

第七条  财务收支必须建立内部稽核制度，办公室主任为兼职稽核人员，负责财务稽核工作。

第八条  财会人员工作调动，必须按《会计法》、《会计人员工作规则》的规定办理移交手续，并履行监交程序，在规定的期限内做好财务人员交接手续，包括：

1、已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应填制完毕；

2、尚未登记的账目应登记完毕，并在最后一笔金额后加盖印章；

3、整理待移交的各项资料，对未了事项写出书面材料；

4、编制移交清册，列明应该移交的凭证、账表、印章、现金、支票登记簿以及其他有关台账、文件、资料和其他物品；

5、由主管财务的秘书长指定人员（或接任人员）作为接收方，并指定监交人进行工作交接。移交文件由交方和收方以及监交人共同签字后，交主管财务秘书长签字。

6、由主管财务秘书长牵头，就最后一次基金会财务报表进行解释与清对，核查清楚所有管理的财务资料，并对移交文件进行确认。

第九条  会计人员应加强会计业务的学习和训练，提高业务素质。

第十条 会计人员对不合理、不真实、不完整的原始凭证和违反国家财务制度规定的收支，应坚持原则拒绝办理，并及时向主管领导汇报。

第十一条 会计人员应具备良好的职业道德，遵纪守法，办事公正，不贪污索贿。

第十二条 遵守税收法规，按照国家税法有关规定按时纳税申报，及时足额上缴税金和其他税费。

第十三条 主动接受社会审计，业务管单位检查，财政部门、主管税务机关依法进行的监督和检查，基金会应积极配合工作。

第三章  财务人员岗位职责

第十四条   出纳人员岗位责任制

1.出纳人员负责现金、支票、各种发票的保管工作，要做到收有记录，支有签字。

2.现金业务要严格按照“会计基础工作规范”的要求办理。对现金收、支的原始凭证认真稽核，不符合规定的有权拒付。

3.现金要日清月结，按日逐笔记录现金日记账，并按日核对库存现金，做到记录及时、准确、无误。

4.收取的现金，要及时送存银行，不得坐支。

5.支票的签发要严格执行银行支票管理制度，不得签逾期支票、空头支票。对签发的支票必须填写用途、限额，除特殊情况需填写收款人。应定期监督支票的收回情况。

6.办理其它银行业务要核对发票金额是否正确、准确，并经领导批准后签发，不得随意办理汇款。

7.收付现金，双方必须当面点清，防止发生差错。

8.对库存现金要严格按限额留用，不得肆意超出限额。妥善保管现金、支票、发票，不得丢失。

9.杜绝白条抵库，发现问题及时汇报领导。

10.按期与银行对账，按月编制银行存款余额调节表，随时处理未达账项。

11.出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权、债务账目的登记工作。

第十五条   会计人员的岗位责任制

1.按《民间非营利利组织会计制度》的规定设置会计科目并进行会计核算。

2.准确、及时地做好账务和结算工作，规范填制和审核会计凭证，及时登记明细账和总账，对款项和有价证券的收付，实物资产的收发和成本费用进行核算。

3.正确计量收入、费用、成本，正确计算和处理财务成果，具体负责编制月度、年度财务报表、财务报表附注、财务情况说明书。

4. 负责会计监督。根据基金会规定的成本、费用开支范围和标准，审核原始凭证的合法性、合理性和真实性，审核费用发生的审批手续是否符合规定。

5. 负责税金计算、申报和缴纳工作。

6.负责债权、债务及时登记、及时查清、按月做好财务状况分析。

7.认真做好会计凭证、账册、报表等财会资料的收集、汇编、归档等会计档案管理工作，严格执行查阅制度及保管制度。

第四章  会计核算办法

第十六条  会计核算必须根据基金会实际发生的经济业务事项进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务报表。

第十七条  原始凭证是一切经济业务发生或完成时取得的，是进行会计核算的重要资料。每一项经济业务发生都必须取得原始凭证。对原始凭证的基本要求是：真实可靠，取得及时、内容完整清楚，具有合法性与完整性。会计人员必须认真审核原始凭证的真实性、合法性、完整性和正确性。对原始凭证的具体要求如下：

1、原始凭证必须符合规范。从单位处取得的原始凭证必须盖有填制单位的财务或业务专用章；从个人处取得的原始凭证，必须有填制人员签名或盖章；自制凭证要统一格式，统一填制方法。

2、原始凭证（如发票）必须填写清楚必要信息。包括：购物的物品名称、型号等内容；所购物品的数量；单价；金额总数。

3、对无章、无稽核、数字不真实、内容不完整不清楚、大小写不符、伪造、涂改的原始凭证不得接受报销。

4、原始凭证不得外借，如遇特殊情况，须经秘书长批准后，提供复印件。

第十八条  记账凭证是登记账簿的基础，为保证会计账簿能够真实地反映经济业务活动的本来面貌，确保会计资料真实完整，记账凭证必须统一格式，以原始凭证为依据。填制凭证必须符合会计制度要求，要连续编号，记录明确，签章齐全，会计科目运用准确，摘要简明，附件数量完整，文字清晰，对应关系清楚，数字内容与原始凭证一致。

第十九条  基金会根据《民间非营利组织会计制度》的要求设置会计科目，并结合基金会的实际情况，增加相关的二级、三级会计科目。

基金会应按规定设置总账、明细账、现金、银行日记账和必要的备查账。按规定启用和及时登记账簿，并按期结账。各类明细账与总账定期核对，保证账账相符。

第二十条   财务报表是反映一定时期财务状况和业务活动成果的书面文件。财务报表包括：资产负债表、业务活动表、现金流量表、财务报表附注以及登记主管部门和业务主管部门要求报送的其他财务报表。

编制财务报表要做到数据真实准确、内容完整、编报及时，必须经专人复核，并经秘书长签字或盖章。

财务报表包括月报表和年度报表，月报应于每月终了后10日内报送交秘书长，年度报表应于每年终了后20日内报送给秘书长、监事、理事会，并按要求报送登记主管部门、业务主管部门、主管税务机关等。

 

第五章  现金和银行存款管理

 

第二十一条  现金是指存放在财务部门，由出纳人员经管的库存现金，包括人民币和外币现金。基金会必须严格按照《现金管理暂行条例》的规定办理现金报销业务。现金主要用于支付本会人员工资、津贴、补贴、奖金、劳务酬金、福利费、差旅费等费用及结算金额在1000元以下的零星支出。

第二十二条  库存现金是为保证日常零星开支的需要，允许留存的现金最高限额一般为3—5天的零星开支需要量，本会的库存现金限额为5000元，超过库存限额部分的现金应在当天存入银行。

接受捐赠、提供服务等经营活动发生的现金收入应及时送存银行，不得坐支现金；不得白条顶库；不得谎报用途套取现金；不得公款私存。

第二十三条  设置现金日记账进行现金明细核算，现金要做到日清月结，有外币收支业务的，应单独设置外币现金日记账。保证库存现金与现金日记账余额与总账余额相符。

第二十四条  银行存款是指存放在银行或其他金融机构的货币资金。不属于现金结算范围的款项收支应全部通过银行进行转账结算。

第二十五条  银行结算方式主要是支票结算。支票包括现金支票和转账支票。现金支票只限基金会出纳提取现金使用。

领用支票必须经基金会秘书长批准，领用人在支票存根上签字备查并进行支票领用登记。支票的使用要符合银行要求，不得出租、出借，不得签发空头支票；

支票的签发要符合银行要求，填写内容要齐全，不得签发空白支票。

第二十六条  设置银行存款日记账，及时逐笔登记所发生的收支业务，做到日清月结，并与总账、银行存款账户余额核对相符。定期向银行索取对账单，及时核对银行存款余额，并编制银行存款余额调节表调节相符。如有差额或长期未达账款，应逐笔查明原因，及时处理。

第二十七条  职工因公需借款或领用支票时，需填写借款单，注明借款理由、借款金额，经会计审核，秘书长批准后，到出纳员处办理借款。借款单必须附在记账凭证后，收回借款时，应当另开收据，不得退还原借款收据。现金借款及领用的支票要及时报销，借款人一个月内不报账，财务人员有权从借款人工资中扣回借款。

 

 

第六章   财务报销规定

第二十八条  为了进一步健全和完善资金使用审批程序，保证资金安全完整、有序运行和周转、节约开支，经理事会批准秘书长负责本基金会各项财务收支的审批。

第二十九条   对原始凭证的要求：

本会人员取得的外来原始凭证必须清楚填明以下内容：（1）凭证名称；（2）填制日期；（3）填制单位盖章（如：业务章、财务专用章、发票专用章、收款专用章）；（4）经办人签名；（5）基金会名称；（6）经济业务内容；（7）业务数量、单价、合计。金额大、小写相符。

第三十条   报销程序

1.  员工持原始凭证单据，填写报销单，写明业务内容、原始单据张数、金额。特殊单据应在背面写明事由、人员和人数。

2.  报销人签名，部门负责人审核签字。

3.  报销人持报销单到财务部门交会计审核。在审核中，如有不合法、不规范、不清楚、不真实的原始单据，会计有权抽出，不予报销。报销招待费、必须附招待申请单，按招待费标执行；修理费附修理清单。罚款、白条不予报销。

4. 报销人持审核后的报销单报秘书长审批签字，在规定报销日到财务报销。

第三十一条   审批权限的规定：

基金会支出分为四类：

1) 公益项目支出；

2) 管理费支出；

3) 筹资费支出；

4) 其他费用支出。

1. 支出金额在五万元以下，由秘书长审批签字；五万元以上（不含五万元），由理事长审批签字。

2. 秘书长经手的费用，由理事长签字报销。

3. 业务活动支出，由该项目负责人审核签字后报秘书长签字审批。

第三十二条   报销时间：每周二、四报销。特殊情况另行通知。

 

第七章  行政支出管理

 

第三十三条  行政支出是指：除用于募助项目和公益活动项目的管理费用支出，包括：差旅费、交通费、通讯费、宣传费、接待费、会议费，以及办公用品、日常维修、员工福利等方面的费用。

第三十四条  各部门应本着“节约、适度”的原则，于每年度末提交本部门下一年度的行政支出计划，由财务负责汇总，并根据前一年度行政经费支出情况及本年度的工作计划，提出本年度行政支出总预算，与各部门行政支出计划一并提交秘书长，经理事会审批执行。

第三十五条  各部门按照经审批的本年度行政支出计划控制本部门的行政开支，并严格区分行政支出与项目支出。报销行政支出时要在报销凭单上注明行政经费，报销内容要符合基金会的各项行政管理规定，由部门负责人签字，送财务部门审核后，送秘书长审批。

第三十六条  财务部门根据各职能部门的年度行政支出计划对其进行财务管理和监督，定期公布行政经费支出情况。

第三十七条  需要改变本年度行政支出额度或当年度行政经费出现超支情况的部门，应提交追加行政支出的书面报告报秘书长审批，交财务部门修改财务计划及进行管理。

第三十八条  办公用品管理规定：办公室统一计划、购置日常工作用的低值易耗品（办公用品等），并指定专人负责保管。各部门根据工作需要向办公室提出购置申请，由办公室安排购置，交专管人员登记造册，并将购物清单或委托制作合同到财务部门办理领用支票及报销手续。各部门根据工作需要到办公室办理领用或借用手续，专管人员要进行登记。借用者使用完毕要及时到办公室办理归还手续。属于低值易耗品的物资，由部门长期使用的，该部门要负责管理。

第三十九条  因公出差报销规定：工作人员因公出差（包括合作基础上由对方支付费用的出差），填写“出差任务申请书”，由部门负责人签署意见，报秘书长批准，凭经批准的“出差任务申请书”到财务部门预支差旅费。出差人员的差旅费、食宿费报销及补助按《出差管理规定》中的规定标准执行。

出差人员如实填写“出差报销单”，按《财务报销规定》履行报销手续。若有特殊情况，如所乘交通工具超标、因工作需要支出的招待费、礼品费、游览门票等，须注明原因、招待对象、人数，报秘书长审批签字方予报销。

两个以上部门人员一起出差，或一次出差为两个以上项目，要按部门和项目分别填写“出差报销单”和粘贴票据，注明部门、项目名称和出差人姓名，由各自部门负责人审查签字，按《财务报销规定》予以报销。

会计人员审核差旅报销凭证时，对记载不准确、不完整、不符合《出差管理规定》的票据，要退回报销人员补充、更正，无误后方予以报销。

 

第八章  对外投资管理

 

 第四十条  对外投资，是指根据国家法律法规的规定，将基金会所拥有或控制的资产，包括货币资金、实物、无形资产，投入其它经济组织（以下简称“被投资单位”）或购买有价证券的经济活动，包括长期投资和短期投资。

第四十一条  基金会对外投资基本原则是防范风险，保证安全，有效增值。

第四十二条  基金会对外投资应严格履行以下程序

1、投资项目要进行认真的可行性研究；

2、组织有关专家、专业人员对投资项目进行评审；

3、投资决策必须经理事会三分之二理事表决通过；

4、因理事会决策失误导致对外投资发生损失的，按《基金会管理条例》规定，负有责任的理事应负责赔偿；

5、未按本规定发生的对外投资，基金会有权追回，已形成投资损失的，由当事人负责赔偿，当事人拒绝赔偿的，基金会要提起法律诉讼。

6、基金会管理者和决策者利用权力，虚假投资、或以投资、借款名义侵吞基金会资产的，属于犯罪行为，基金会应提起法律诉讼。

第四十三条  对投资项目要根据可行性研究报告的内容， 制定出有数据可循的预算控制指标，定期进行考核。如达不到预算指标的要求，应终止投资，注意规避投资风险。

第四十四条   财务部门要把所有投资项目纳入投资核算，杜绝账外投资。

第四十五条   对于投资收益低于银行存款利率的投资项目，要及时分析原因，必要时及时收回本金。

第四十六条  财务部门应规范对外投资的会计核算，按规定采用正确方法核算投资、收益、损失或减值准备。

 

第九章  物资和固定资产管理

 

第四十七条   为了加强对基金会物资财产的监督和管理，根据《会计法》中有关规定和基金会的具体情况，特制定本制度。

第四十八条   本制度管理对象为基金会拥有或控制的、能以货币计量的物资财产。包括： 办公物品、捐赠物资和固定资产。

第四十九条   本制度基本原则：物资及时建账入账，物款有专人管理，财务负责定期监督盘点。

   

第一节  捐赠物资的管理

第五十条   捐赠物资指：

1. 海内外机构、企业、公众捐赠的非货币性资产；

2. 基金会收受和基金会人员上交的礼品；

第五十一条   对捐赠物资的接收、领用、保管、处置审批手续完善，定期盘点且对出现的盘亏、盘盈、毁损、减值情况及时进行处理，认为损坏要照价赔偿。

   

第二节  固定资产管理

第五十二条   为管好用好固定资产，提高固定资产使用效益，保证固定资产的安全和完整，特制订本办法。

第五十三条   固定资产标准：使用年限在一年以上，单位价值在2000元以上，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产为固定资产。

第五十四条   固定资产的范围：

1.房屋及建筑：指房屋、建筑物及其附属设施；

2.办公设备：指办公和事物用的通用性设备、交通工具、通讯工具、家具等；

3.文物：指字画、纪念品、装饰品、藏品等；

4.图书；

5.其他固定资产。

第五十五条  固定资产的计价：

1.购入的固定资产按实际支付的买价，以及运杂费、保险费、安装费、车辆购置附加费等。

2.自行建造的固定资产，按建造过程中实际发生的全部支出记账。

3. 在原有固定资产基础上改建、扩建的固定资产按改建、扩建发生的支出，减去改建、扩建过程中发生的变价收入后的净增加值，增记固定资产账。

4. 接收捐赠和无偿调入的固定资产，按照同类固定资产的市场价格或者有关凭证记账，接受捐赠固定资产时发生的相关费用应计入固定资产价值。

5. 已经入账的固定资产不得任意变动固定资产账面价值。

第五十六条   固定资产的日常管理：是指在日常工作中或业务活动中对所需及占用的固定资产实施不间断的管理及核算，包括从编制固定资产预算、计划采购、验收如库存、登记入账、领用发生维修保养、处置等各个环节的实物管理和财务核算。

1.办公室负责固定资产的预算编制、计划采购、验收入库、登记保管、领用发出、维修保养、调拨处置等具体管理。要建立和完善固定资产账卡、领用、处置、清查盘点等日常管理制度，建立《固定资产卡》和《固定定资产明细账》。

（1）编制预算：办公室应于每年初根据各职能部门的申报、工作需求和当前固定资产实际状况，做出本年度购置固定资产的计划，并进行市场询价（不少于三家主营单位），进行质量和性能价格比的比较，编制出预算（预算中须明确注明选定的品牌、主营单位和价格，将报价及其比较情况附后），财务部门审核后，报秘书长审批。

（2）购置：办公室根据已批准的预算表，按规定办理采购。

（3）验收登记入库：对购置的固定资产，办公室必须进行验收，查验质量和数量，符合要求者登记入库，详细填写《固定资产卡片》并记入《固定资产明细账》，一物一卡、凭卡记账。

（4）保管维护：办公室要建立固定资产管理维护制度，指定专人管理固定资产。库存的固定资产要按照各类资产的使用说明和存放要求进行保管，并定期检查。库存固定资产未经办公室主任同意，任何人不准领用或调换。

管理人员负责对库存或在用的固定资产的日常维护。如需维修，由使用部门向办公室提出维修申请，办公室办理与维修有关的一切事宜。

（5）领用/借用：办公室制订固定资产的领用/借用办法，监督各部门按规定办理领用/借用手续。使用部门领用固定资产须填写《固定资产领用单》，经办公室主任同意后，固定资产管理人员凭单填写《固定资产使用记录卡》并计入《固定资产卡片》。不经批准，任何人不得以任何理由占用固定资产。

办公室对配备给个人使用的固定资产，要建立；、领用交还制度，并督促使用人爱护所用资产。工作人员工作调动时，应向办公室交还所用资产并办理交还手续后，方可办理调动手续。

（6）处置：固定资产的报废或转赠等，由办公室提出处置申请报告，写明要处置的资产名称、现状、数量、价值、处置原因、方式等情况，报秘书长批准后方可处置，并履行财务手续，销卡销账。

（7）清点盘查：办公室管理人员定期对所保管的固定资产进行清点盘查，并进行记录。对出现丢失、毁损等情况者，办公室要查明原因和责任人，写出报告，提出处理意见，报秘书长批准后进行处置。

2.财务部门负责按固定资产的价值分类核算，健全固定资产账审核固定资产预算，并对固定资产管理进行监督检查。

3.使用部门负责合理、有效使用和日常维护管理，杜绝浪费。须指定专人负责办理本部门固定资产和其它物品的领用、保管、清点等工作。

第五十七条  办公室、财务部门和使用部门应每半年对账一次，使账实、账卡、账账保持一致。每年对全部固定资产进行一次全面清查盘点，查明固定的实有数与账面结存数是否相符，固定资产的保管、使用、维修等情况是否正常。对清查盘点中发现的问题，应查明原因，说明情况，编制有关固定资产盘盈盘亏表，报秘书长批准后，调整固定资产项目。

 

第十章  票据管理

 

第五十八条  票据，是指本会常用的捐赠收据、税务发票、银钱收据。

1、捐赠收据

捐赠收据由财务部门购领和管理，接受捐赠必须开具捐赠收据。

2、税务发票

发票是经营服务活动取得收入时向付款单位开具的发票，也就是现行的机打发票，是本会应税收入凭证，应按序号出具发票，按记账联如实登记相关账户。

3、银钱收据

银钱收据是指本会与业务主管单位、政府部门因财政拨款、资金往来使用的收据，不得当做捐赠发票、税务发票使用。

第五十九条   票据的管理

（1）本会捐赠收据、税务发票、银钱收据，由出纳员负责保管

（2）建立票据购买使用登记管理制度，建立登记簿，登记购买册数，使用和交回册数。

（3）各种票据每本应当按编号顺序使用。

（4）作废的收据应将所有联次订在一起，盖上“作废”戳记。

（5）票据的使用、保管、监督，应纳入财务档案统一管理。

（6）接受国家财政、税务、物价、审计机关和上级主管部门的监督检查，积极配合，如实反映情况，提供有关材料。财务处要认真做好收费申报、换证、发票收据的年检工作。

（7）坚决杜绝违规收费和违规使用发票收据的现象。

 

第十一章  预算管理

第六十条   预算管理范围:公益项目资金预算、行政办公费用支出预算、政府补助预算、其他预算等。

第六十一条   预算的编制

（1）财务部门按照预算编制及年度工作安排向各部门下发编制预算的通知，各部门根据部门工作计划和通知要求，编制本部门预算；

（2）财务部门对各部门编报的预算进行综合平衡后编制汇总预算，并提交秘书长办公会议研究；

（3）经秘书长办公会议同意后报理事长审批；

（4）将理事长批准的年度预算提交理事会审议。

第六十二条   预算的执行

（1）财务部门根据理事会审定的全年预算方案下达各部门执行。

（2）各部门根据下达的部门预算制定用款计划，用款时要提前填写好项目预算表，经财务审核，报秘书长审批后执行。

（3）财务部门定期将各部门预算执行情况反馈给该部门负责人并报主管领导，每月将基金会预算执行情况报秘书长和理事长。

（4）因工作需要确需调整预算项目的，部门应列明调整原因、项目、数额及有关说明，经财务部门审核，主管领导批准后执行。

（5）各部门确因工作需要追加预算项目应写出专题报告，经财务部门综合平衡报秘书长办公会议批准执行。

（6） 本会要根据自身的规模、定位和中长期发展规划，编制收支预算。

（7） 年度的成本、费用、预算，分解成各个季度的计划。并将季度的实际完成

情况与季度计划指标和完成年度预算的进度进行对比分析，以保证年度预算指标的完成；年度终了要做好全年度的业务收支活动分析，总结经验，找出不足，以利于不断提高核算和管理的水平，同时为下一年度预算的制定奠定基础。

 

第十二章  财务报告与财务分析

 

第六十三条    财务会计报告是对外提供的反映基金会某一特定日期的财务状况和某一会计期间的活动成果及现金流量的文件，包括财务报表、报表附注、财务情况说明书。

 (一)财务报表的种类

1、资产负债表

资产负债表是反映基金会某一特定日期财务状况的报表。资产负债表应按资产、负债和净资产分类分项列示。

2、业务活动表

业务活动表是反映基金会在一定会计期间业务活动成果的报表。应按各项收入、业务活动成本、费用各个项目分类分项列示。

3、现金流量表

现金流量表是反映基金会一定会计期间现金和现金等价物流入和流出的报表。现金流量表应按业务活动产生的现金净流量、投资活动和筹资活动的现金流量分类分项列示。

(二)编制财务会计报告的要求

1、按照制度规定的编制基础、编制依据、编制原则和方法，根据会计事项完整、准确的账簿记录等会计资料编制财务会计报告。

2、依据有关规定，对财务报表中各项会计要素进行合理的确认和计量，不得随意改变会计要素的确认和计量标准。

3、编制财务会计报告前，要全面清查资产、核实债权债务、同时检查会计核算是否按制度规定执行，是否有会计差错，对会计政策变更等原因造成的需调整前期或本期的相关项目是否按有关规定及会计制度进行了会计处理，做到内容完整、数字真实、计算准确，不得漏报或任意取舍。

4、财务报表之间，财务报表各项目之间，凡有对应关系的数字，应当相互一致，财务报表中本期与上期的有关数据应当相互衔接。

5、财务会计报告按规定的时间报送。

6、财务会计报告经审核无误后，应加盖公章、财务负责人、会计主管和制表人签章。

 7、编写财务报表附注

根据制度有关规定财务报表附注至少应包括以下内容：

(1) 重要会计政策和会计估计及其变更情况、变更原因及对业务状况和业务成果的影响；

(2) 或有事项和资产负债表日后事项的说明；

(3) 财务报表中重要项目的明细资料；

(4) 重大捐赠收入和公益活动情况说明；

（5）理事、工作人员领取报酬情况说明；

（6）接受劳务捐赠情况说明

(7)有助于理解和分析报表需要说明的其他事项；

8、编写财务情况说明书

财务情况说明书应包括业务及财务活动基本情况（如：资产状况和财务收支情况），上一年度工作计划或预算完成情况及差异分析，下一年度计划及预算、财务管理状况及存在的问题、对单位有重大影响的其他事项（如：重大业务活动的资金募集、管理和使用情况等）。

第六十四条    财务部门应主动向理事会、监事报送财务报告、报告年度收支预、决算情况，报告重大业务活动的资金募集、管理和使用情况，接受理事会、监事或其授权的机构或个人对上述内容等进行审查并留有轨迹。

 

第十三章  对分支机构的财务管理

 

第六十五条  分支机构的设立

按照基金会的工作需要，由单项业务负责人员向秘书长提出设立申请，秘书长对申请审核后提请理事会审议批复。理事会审议通过后，按照登记机关相关规定和登记程序进行登记。必要时还应向社会公告。

第六十六条  分支机构的业务及授权

分支机构、代表机构的业务活动应该严格遵循基金会的《章程》，并在基金会的宗旨和业务范围内开展。分支机构、代表机构开展活动由基金会理事会进行授权，其工作内容和活动的开展，应该严格遵照授权，越权或超授权范围开展活动的，基金会将取消授权并撤消该机构。

第六十七条  分支机构的财务管理

1、分支机构原则上不准单独开立银行帐户。开展短期专项活动，确需开立银行帐户时，由基金会协助开立一般临时帐户。分支机构财务实行收支分离管理，所有接受的捐赠、赞助和开展活动的收入，需全部进入基金会指定帐户，由基金会出具捐赠收据或赞助收据，并颁发相应荣誉证书。工作经费和开展活动的费用支出由基金会按照相关规定和活动方案单独进行支付。

2、未独立核算分支机构要纳入基金会总部统一核算。

3、独立建立财务账的分支机构要严格执行《会计法》，保证会计账目和会计资料真实清晰完整，不得弄虚作假，不得做假账、虚账。每月初向基金会财务部门报送上月财务报表，包括资产负债表、收入支出表、支出明细表等，并与基金会总部编制汇总财务报表。

第六十八条  财务部门负责监督检查所属独立核算分支机构的财务工作，每年终基金会组织对所属独立核算分支机构的财务审计。如发现问题及时向秘书长报告并提出处理意见，秘书长审批后执行。

第六十九条  分支机构的撤销

基金会撤销其分支机构，应当向登记管理机关办理分支机构的注销登记。

 

第十四章  会计档案管理

 

第七十条  为了加强会计档案的管理，依据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》制定本制度。

第七十一条  会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报表等会

计核算的专用资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证；

会计账簿类：总分类账、明细账、日记账、固定资产卡片、固定资产台账、辅助账簿和其他账簿。

财务报告类：月度、季度、年度财务报告包括财务报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保存清册、会计档案销毁清册。

第七十二条  会计档案的管理

每年的会计档案，由财务部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册，并负责保管。

对会计档案做到妥善保管、存放有序，查找方便，同时，要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严禁毁损，散失和泄密。

会计档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须报经主管领导批准，但不得拆封原卷册，并应限期归还。查阅会计档案须经主管财务负责人同意。

会计档案的保管期限：各种会计档案的保管期限根据规定和工作需要，分为永久，定期两类。定期保管期限分为五年、十五年、二十五年，各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，一般保管期限是：

1、总账、财务报表永久保管；

2、月份、季度财务报表、发票存根的保管期限为五年；

3、各种原始凭证和记账凭证，明细账的保管期限为十五年，现金出纳账，银行存款的保管期限为二十五年；

4、会计档案要有符合防潮、防虫、安全等要求的库房设施和与档案数量相适应的柜、架等装具，做到存放有序、查找方便、安全保管。不得封包保存，随意堆放，严防毁损、散失、泄密。

5、会计档案的销毁

会计档案保管期满，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，严格审查，编选会计档案销毁清册，报主管领导批准后销毁。但对其中未了结的债权债务的原始凭证，应抽出另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。

按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务部门共同派员监督。监销人在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告主管领导。

 

第十五章  项目财务管理

 

第七十三条  项目的财务计划：

1. 提出项目资金计划：已被批准执行的项目在实施之前，项目部门要提出该项目资金使用计划，详细列出项目建设规模、计划进度及其资金预算、用途、计划拨付时间，和项目管理费用（项目成本）额度及具体用途、使用时间等项内容，填写《项目资金预算表》送财务部门；

2. 财务复核项目资金计划：财务部门根据本会制订的《项目管理条例》和所批准项目的内容、资金规模、实施地区、实施方式和时限等对资金使用计划内容进行复核；

3. 审批项目资金计划：将复核的项目资金使用计划报秘书长审批。审批后的计划由财务部门和项目部门各持一份，财务部门将其列入财务计划；

4. 修改项目资金计划和财务计划：在项目执行过程中，若需要修改该项目资金计划中的用款金额或拨款时间，需提前通知财务部门。若需较大幅度（超过原计划5%）改变计划中的下述某项内容：项目建设规模、项目投资金额、项目内容、项目管理费用额度或其用途，应由项目负责人提出计划修改报告经秘书长批准签字，交给财务部门修改资金计划。财务部门据之修改财务计划。

第七十四条  项目资金的拨付：

1. 拨款通知:项目部门填写《拨款通知单》，详细写明项目名称、拨款金额、用途、资金来源、收款单位的名称、开户银行及账号、通知日期等内容，经办人签字，项目部主管审核签字，交财务部门。拨款金额低于10万元，提前三天通知财务部门；超过10万元，须提前七天通知财务部门。

2. 复核：财务部门根据该项目资金使用计划对拨款通知单的内容进行复核，并根据复核情况在拨款通知单上签署意见；

3. 审批拨款：项目部门将复核后的拨款通知单报秘书长审批后交财务部门照单办理银行拨款手续。

第七十五条  项目的财务监督和阶段检查：

1. 合作实施的项目，本会项目执行人（项目部门委托的该项目实施地的执行人）所签订的委托协议中须要求执行人制订项目财务管理制度、建立会计账目，经本会同意后执行。

项目执行人必须严格遵守与基金会签订的委托协议和项目财务管理制度，在财务上要求账实相符，账目清楚，财务手续和票据齐全、合法。

2. 根据项目进度计划和实际进度，项目的每一阶段结束后在申请下阶段拨款之前，由项目部门与财务部门共同进行阶段性资金使用情况检查和监督。

（1） 项目部门委托的该项目的地方执行人须提供下述资料：本阶段的项目财务报表、财务收支明细表、物资采购合同和发放登记表、资金发放登记表；

（2） 项目部门与财务部门根据本阶段项目实际实施进度的内容，对上列资料进行核查。必须时可要求执行人提供部分相关财务票据进行抽查。

（3） 若在检查中发现有违反财务纪律等现象，应由项目部门提出处理意见，及时采取相应措施。

第七十六条  项目管理费（项目成本）的确定与管理：

（一） 项目管理费是指为实施项目而需要支付的工作费用，用于该项目的考察调研、策划、执行、管理、监测、检查验收等各项相关工作。包括：

1.在本会内发生的相关费用（下称会内管理费）；

2.拨给项目实施地的省、地、县被委托人和执行人的、用于该项目执行、管理、检查等工作的经费（下称地方管理费）。

（二） 项目管理费的来源：

1. 定向项目的捐赠者在捐赠资金或物资外，另提供项目管理费；或经捐赠者同意，从其捐款（或捐赠物资变现后的款项）中扣除一定比例的款项用于支付管理费用。

2. 经批准的项目，若无其它用于支付项目管理费的资金来源，则由项目部提出项目管理费额度的申请，报秘书长批准，由会内资金支付。

（三） 项目管理费的确定标准及审批：

1. 项目部门根据项目类型、规模、投资金额、实施地的选择、以及管理费的来源等因素综合考虑，提出该项目的管理费标准，并列入该项目资金计划之中，按本细则二的规定程序报秘书长审批。

2. 确定项目管理费标准的原则：

（1） 由捐赠者承担管理费用（或同意从捐款中扣除一定比例管理费）的定向项目，若管理费未用于募助时的成本支出，则可将该比代理费全部定为指定项目的管理费；若管理费已部分用于募助项目成本支出，则其剩余部分用于指定项目的管理费。会内管理费与地方管理费之间的相对比例由项目部门确定。

（2） 由本会资金支付管理费的项目，则会内管理费标准不能高于项目金额的2%；地方管理费列在项目总额中，其标准由项目部门确定，但不能高于项目总额的6%。

（四） 项目管理费的支出管理：

1. 项目管理费支出必须坚持厉行节约的原则，提出项目资金使用计划时应实事求是，详细全面。无特殊原因，项目管理费金额不得超过本细则四（三）中规定的相关标准；有特殊情况需在申报资金使用计划时加以明确的说明。

2. 实施项目管理过程中，委托他人或与他人合作的工作，要在经秘书长批准的协议或合同中规定应付金额，交财务部门作为支付依据。

3. 项目管理费支出必须坚持合理合法的用途和支付方式。所发生的费用要履行规定的财务报销手续。要求报销票据俱全且合理合法。

4. 项目部门对项目管理费支出应有计划和控制措施。若支出内容或金额与已审批的该项目资金使用计划内容或金额不符，须报秘书长批准，调整后的资金计划表交财务部门作为财务报销、核算和财务监督的依据。

5. 财务部门对项目管理费的报销、核算与监督，以及拨付地方管理费，以经会领导审批的该项目资金使用计划和相关的协议、合同为准，单独记录该项目的实际管理费支出；定期将实际支出情况汇总与项目部门进行核对，并向有关领导和部门主任通报。项目全部完成后，进行整个项目的核算，提出核算结果报告。

第七十七条  项目全部完成，由基金会委托会计师事务所对项目进行全面财务审计。

第七十八条  主动或应捐赠人要求采用专项报告或网站公布的形式向捐赠人报告接受捐赠财产的使用、管理情况及项目开展情况，并接受捐赠人查询、检查和监督。

 

 

 

华侨茶业发展研究基金会

2021年10月21日